商务信函英文格式（商务信函英语写作格式）

简单性有客观的标准。尽管西方国家的作者对于如何用词简洁还存在争论，但他们的一些观点仍然具有一定的参考价值。

现将其部分词语和句子的不简明对比列出如下，供参考：

不简洁简洁

随函附上

封闭你会发现封闭是

请注意（浪费四个字）

请随时致电我们，请写信给我们

请随意写之前请写之前

这是给你的建议（浪费五个字）

分别在单独的盖子下

很长一段时间很长一段时间

连续且不间断的连续的（或不间断的）

1971年1971年

在此支票背面背书在此支票背面背书

价格为300 美元价格为300 美元

感激和感激感激（或：感激）

立即立即立即（或： 立即）

在400 美元的时刻对于400 美元

在芝加哥市在芝加哥

根据我们的记录我们发现

此时此刻

因为事实上因为

在那段时间

为了，为了，为了

因为自从（或；因为）

以下是一些作者认为应该和不应该使用的内容：

不应该使用应该使用

避开你的青睐提及你的信

回复（您的来信）或

作者谨此致谢，感谢您的来信

我们已收到我们已收到

我们谨此致函通知您

我们必须承认

我们开始通知您

我们恳求你感谢你我们感谢你

您的来信已收到我们已收到您的来信

交给你了

如何让你的商务信函简洁明了？西方国家的作者提出了很多建议。以下是一些建议：

(1)避免使用过时的商业术语

古老而传统的商业术语对信函的内容影响不大，应避免使用。

示例1：

Wordy: 我们谨确认收到您11 月14 日的来信，并附上Stg.10 的支票，并对此表示感谢。

Concise: 感谢您11 月14 日的来信和Stg. 的支票。 10 你随它一起发送。

示例2：

Wordy: 我们冒昧地与您联系，请您向我们介绍一下您所在城市的一些棉纺织品出口商。

您能给我们介绍一下您所在城市的一些棉纺织品出口商吗？

Concise: (a) 请向我们介绍一下您所在城市的一些棉纺织品出口商。

(b)请您向我们介绍一下您所在城市的一些棉纺织品出口商。

(2) 故事要简短，避免冗长。

通常商务人士每天需要阅读大量信件。开门见山的信件、短篇小说、开门见山的信件尤其受到欢迎。因此，写信时尽量简短，例如：

不写，应该写

请注意进行调查以确定原因。请查明原因。

对于这次无法履行您的订单，我们深表遗憾。很抱歉，我们无法满足您目前的订单。

使用简洁的语言，如果可能的话，使用单个单词而不是女性化的短语，例如：

你能好吗--------------------------------请

做出决定----------------------------------------决定

表达偏好--------------------------------更喜欢

原因是--------------------------------------------------------- - 因为

删除不必要的形容词。例如，删除下列句子中的形容词或副词，并不影响句子的本义：

该提案正在（积极）考虑中。

答案（绝对）是正确的。

我（宁愿）认为票价太高了。

（真实）事实如所述

(3)注意每句话的长度

例如：

“我们想知道你们是否允许我们将装运时间延长二十天，如果你们允许我们这样做，请立即通过电报给我们答复。”

这句话过于客气，导致句子过长且不清楚。内容要求对方同意延期20天发货。在正常情况下，应尽可能建议延长该特定日期。这句话可以精简为：

“如果您允许我们将发货推迟到4 月21 日，请立即电报回复。”

为了让人们记住避免使用过时的商业术语，有的作者特地挑选了一些他认为已经过时的商业术语，并把它们写成了一首诗：

我们恳请您提供建议并希望声明

你的已经到了最近的日期。

我们面前有它，上面注明了内容；

随函附上我们所报的价格。

根据您的要求，请查收附件，

您想要的数据；不要让我们建议

您的订单将被发送，并且不会无限期保留，

我们恳求留下来，最真诚地属于您。